Kelią į archyvą trumpina internetas

Kaip nepasiklysti šiuolaikinių medijų platumose?

Lietuvos centrinio valstybės archyvo Dokumentų sklaidos skyriaus vyriausiasis archyvistas Vaidas Agurkis.

Vienokių ar kitokių reikalų, susijusių su archyvinės medžiagos paieška, gyvenime neišvengia dažnas žmogus. Ir daugeliui tai tebeasocijuojasi su laiko dulkių nusėstomis dokumentų lentynomis ir sugaištu laiku. Tačiau Lietuvos centrinio valstybės archyvo specialistai tvirtina, kad toks stereotipas jau gerokai neatitinka šiuolaikinio archyvo galimybių ir paslaugų spektro. Nes šiandien naudodamasis internetu žmogus daug klausimų gali išspręsti netgi neišeidamas iš savo namų. Apie tai, dėl kokių priežasčių mūsų šalies gyventojai dažniausiai ieško archyvinių dokumentų ir kaip šiam procesui talkina moderniosios technologijos, su Lietuvos centrinio valstybės archyvo Dokumentų sklaidos skyriaus vyriausiuoju archyvistu Vaidu AGURKIU kalbasi „Ūkininko patarėjo“ korespondentė Rasa PRASCEVIČIENĖ.

– Dėl kokių priežasčių žmonės dažniausiai kreipiasi į archyvą?
– Lietuvos centrinis valstybės archyvas kaupia, tvarko ir saugo 1918–1990 metų rašytinius, garso, vaizdo, fotodokumentus ir teikia juos susipažinti, tyrinėti mokslininkams, studentams bei visiems asmenims, besidomintiems Lietuvos ar savo giminės istorija. Lankytojai į archyvą kreipiasi ieškodami nekilnojamojo turto nuosavybę, taip pat pilietybę patvirtinančių, darbo stažą, darbo užmokestį atspindinčių dokumentų.
Į archyvą kreipiasi ir asmenys, besidomintys genealogija. Lietuvos centriniame valstybės archyve saugomi pagrindiniai XX a. genea­loginiai šaltiniai: Lietuvos Respublikos piliečių vidaus ir užsienio pasai, Lietuvos Respublikos savanorių, šauktinių, kareivių ir karininkų dokumentai, mokytojų, mokinių ir studentų asmens bylos, priverstiniams darbams į Vokietiją išvežtų asmenų dokumentai, Žemės reformos dokumentai, 1942 m. ir 1959 m. gyventojų surašymo duomenys.
– Ar žmogus visais atvejais privalo atvykti į vietą, ar dokumentą gali gauti ir internetu?
– Asmuo gali kreiptis žodžiu, raštu, tiesiogiai atvykęs į archyvą, atsiuntęs prašymą paštu, elektroniniu būdu ar per Integralią administracinių paslaugų sistemą. Gautą pageidavimą išnagrinėję archyvo darbuotojai, jeigu jame prašoma dokumentų, kurie gali būti saugomi kitame archyve, jį persiunčia atitinkamu adresu. Dėl tarpukario Lietuvos dokumentų siūlome kreiptis į Lietuvos centrinį valstybės archyvą, dėl dokumentų iki 1918 m. – į Lietuvos valstybės istorijos archyvą. Žmogus, rašydamas prašymą archyvui, turi išdėstyti, kas jį domina, kokių dokumentų jis ieško, tiksliai nurodyti asmenų, apie kuriuos klausia, pavardes, vardus, tėvavardžius, gimimo datą ir vietą, gyvenamąją vietą iki karo ar emigracijos. Jeigu žino, gali nurodyti, kuo ieškomas asmuo vertėsi, kur mokėsi ir pan. Interneto tinklalapyje www.archyvai.lt galima rasti įvairių prašymų formas Word ir Pdf formatu lietuvių ir anglų kalbomis. Tai prašymas išduoti darbo stažą iki 1940 m., gyvenimo Lietuvoje faktą ir šeimos sudėtį, išvežimo darbams į Vokietiją faktą, pilietybę patvirtinančius dokumentus ir kt. Teminiai ir informaciniai paklausimai vykdomi šiek tiek kitokiu būdu: klausėjas nurodo temą, archyvo darbuotojas surenka informaciją, atrenka dokumentus ir, gavus apmokėjimą už suteiktas paslaugas, išsiunčiamos skaitmeninės kopijos.
– Minėjote, kad Lietuvos centrinio valstybės archyvo interneto tinklalapyje įdiegta Integralių administracinių paslaugų sistema. Kas tai yra?
– Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba įgyvendino Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamą projektą „Integrali administracinių paslaugų sistema“. Tikslas – įdiegti vieno langelio principą Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje ir valstybės archyvuose. Integrali administracinių paslaugų informacinė sistema užtikrina geresnę teikiamų paslaugų kokybę – paslaugos teikiamos laiku, teisės aktų nustatytais terminais, o jų rezultatas vartotojui pateikiamas jam priimtinu būdu: paštu, el. paštu ar viename iš valstybinės archyvų sistemos įstaigų padalinių, kurį vartotojas gali pasirinkti. Integrali administracinių paslaugų sistema taip pat sudaro galimybę optimizuoti organizacijos veiklą – ne tik leidžia keistis informacija tarp skirtingų valstybės archyvų, bet ir užtikrina paprastą ir greitą reikiamų dokumentų paiešką valstybės archyvuose. Ši sistema, veikianti nuo 2014 m. kovo 1 d., leidžia vykdyti skaitytojų registraciją, vartotojų prašymus priimti ir elektronine forma, suteikia galimybę prašomus dokumentus (pažymas, patvirtinančias juridinį faktą) pateikti vartotojui priimtiname valstybinės archyvų sistemos įstaigos padalinyje ar el. paštu, paštu, sutrumpinti dokumentų paieškos ir išdavimo terminą. Taip pat per šią sistemą prašymai elektroniniu būdu perduodami atsakingam įstaigos padaliniui, reikiamo dokumento išrašai siunčiami iš vieno valstybės archyvo padalinio kitam, pateikiami dokumentų paieškos užsakymai valstybės archyvo skaityklai.
– Kokius apskritai klausimus, susijusius su archyvine medžiaga, galima išspręsti prisėdus prie kompiuterio?
– Interneto tinklalapyje www.archyvai.lt galima naudotis Elektroninio archyvo informacine sistema (EAIS). Joje pateikiama informacija apie tai, kokius dokumentus kuris Lietuvos valstybės archyvas saugo. Taip pat tinklalapyje rasite fondų skaitmenintus apyrašus, įvairių prašymų formas, galėsite peržiūrėti virtualias archyvo parengtas parodas. Skaitydami suskaitmenintus apyrašus asmenys, neišeidami iš namų, gali išsirinkti juos dominančias bylas ir jas elektroniniu paštu užsisakyti ir atvykę skaityti Lietuvos centrinio valstybės archyvo skaitykloje. Į archyvą atvykusiems lankytojams siūlome aktyviai naudotis archyvo duomenų bazėmis bei kompiuterio ekrane skaityti suskaitmenintus dokumentus – kol kas tai padaryti galima tik atvykus į archyvą. Tai taupo tyrinėtojo laiką, nes popierinių bylų išdavimas užtrunka. Be to, vienu kartu galima užsakyti 10 bylų, o skaitmeninių dokumentų skaičiaus peržiūra neribojama. Žmogus, ieškantis tam tikra tema dokumentų apie konkretų asmenį, taip pat turi didelį palengvinimą, nes dalis bylų yra kataloguotos archyvo vardinėje Asmenų duomenų bazėje.
– Ar šiuo metu aktyviai skait­meninama popierinė dokumentinė medžiaga? Kiek ir kokios jos jau yra suskaitmeninta?
– Dėl didelės archyve saugomų rašytinių dokumentų apimties (saugome daugiau nei 3,5 mln. bylų) yra suskaitmeninta mažiau kaip 1 proc. visų archyvo dokumentų. Pirmiausia skaitmeninami fondai, dažniausiai naudojami istorijos tyrinėtojų. Tai – Lietuvos Respublikos Prezidento kanceliarija, Lietuvos Respublikos Ministrų kabinetas, Užsienio reikalų ministerija, Lietuvos pasiuntinybių užsienyje fondai ir kt. Vyksta bendradarbiavimas su kitomis institucijomis, pvz., Lietuvos diplomatijos vadovo Stasio Lozoraičio dokumentai 2011–2012 metais skaitmeninti Lietuvos Respublikos Seimo užsakymu. Iš viso yra suskaitmeninta ir tyrinėtojams prieinami 3 108 000 vaizdų iš rašytinių dokumentų, skaitmeninėje laikmenoje tai užima 4,3 terabaito. Iš 3 509 937 archyve saugomų bylų visiškai suskaitmenintų yra 18 760.
– Kokia yra pažangių pasaulio šalių patirtis archyvuojant, skaitmeninant dokumentus? Kaip Lietuvos situacija atrodo tų šalių kontekste?
– Mūsų archyvo darbuotojai aktyviai dalyvauja konferencijose, projektuose, dalijasi savo profesine patirtimi su kitų valstybių archyvais, susipažįstama su jų veikla, stengiamasi perimti gerąją patirtį ir galimus iškilusių problemų sprendimo būdus. Pažymėtinas ir archyvų bendradarbiavimas su užsienio valstybių mokslo institucijomis. Vienas ryškesnių pavyzdžių – 2011 m. buvo pasirašytas bendradarbiavimo memorandumas, pagal kurį Lietuvos archyvai ir JAV Stanfordo universiteto Huverio institutas įsipareigojo keistis šalims aktualiais dokumentais.
– Kodėl Lietuvos centriniame valstybės archyve suskaitmeninta tik 1 proc. medžiagos? Stinga darbo rankų, lėšų?
– Minėjau, kad saugome daugiau nei 3,5 mln. bylų. Tai daugiau nei 33 kilometrų lentynų. Dokumentų skaitmeninimas yra didelio proceso dalis. Darbuotojas per dieną suskaitmenina 200–400 vaizdų. Skaitmeninimo greitis priklauso nuo bylos dydžio, puslapio formato, dokumentų fizinės būklės, techninės įrangos. Labai svarbus kitas etapas – skaitmeninių vaizdų saugojimas. Tam reikalingi brangūs, didelės talpos serveriai, nes suskaitmeninti vaizdai užima daug vietos. Be to, reikia gaminti atsargines kopijas duomenims išsaugoti techninio gedimo ar piktybinės kompiuterinės atakos atveju.
– Mūsų šalies gyventojams, ko gero, geriausiai pažįstami archyviniai dokumentai yra bažnytinės knygos, kuriose daromi atitinkami įrašai krikštynų, vestuvių, laidotuvių metu. Besidomintieji savo giminės genealogija, tikėtina, bažnytinėse knygose galėtų rasti nemažai juos dominančios informacijos. Kur šios knygos saugomos ir ar jos yra skaitmeninamos?
– Bažnytinės knygos, surašytos iki 1940 m., saugomos Lietuvos valstybės istorijos archyve. Vėlesni dokumentai – šio archyvo Civilinės metrikacijos įstaigų dokumentų skyriuje. Kartais verta pasidomėti ir konkrečioje bažnyčioje – dalis jų turi bažnytinių knygų dublikatus, taigi galima išvengti kelionės į Vilnių, jei žmogus gyvena kitoje vietoje. Taip pat suskaitmenintas metrikų knygas galima rasti internete tinklalapyje http://www.epaveldas.lt.
– Lietuvos centrinio valstybės archyvo interneto tinklalapio naujienų skiltyje skaitome, kad šviesios atminties Nepriklausomybės akto signataras profesoriaus Romualdas Ozolas pats perdavė jums savo asmeninį archyvą. O kaip elgtis eiliniams žmonėms – juk daugelis namuose turime skrynutę su senais senelių ir prosenelių dokumentais. Ar šie dokumentai archyvarams įdomūs?
– Lietuvos centriniam valstybės archyvui Romualdas Ozolas 2011–2014 metais dalimis perdavė įvairius surinktus dokumentus, asmeninius garso įrašus, nuotraukas, skaitmenines kopijas. Pas mus saugomi ne tik jo, bet ir daktaro Kazio Bobelio, kunigo Vaclovo Aliulio, žymių Lietuvos medikų, istorikų, mokslininkų archyvai.
Nors mūsų užduotis – saugoti valstybinės valdžios ir įstaigų dokumentus, bet saugoti priimame ir paprastų žmonių sukauptą Lietuvos istorijai reikšmingą medžiagą. Ne veltui mūsų įstaigą reprezentuoja šūkis: „Pagarba žmogui ir dokumentui“. Neretai žmonės savanoriškai, neatlygintinai perduoda archyvui išties vertingų dokumentų. Jeigu žmogus nori archyvui perduoti dokumentus, jis turi kreiptis į mus su pasiūlymu. Tuomet mūsų specialistai, atlikę šių dokumentų vertės ekspertizę ir nustatę, kad jie gali būti įdomūs ir reikšmingi Lietuvos istorijos, kultūros tyrinėjimams, sudaro dokumentų perdavimo sutartį.
Lietuvos centrinis valstybės archyvas nuolat sulaukia paklausimų dėl galimybės suskait­meninti asmeninius skaidrių, fotonegatyvų ir fotografijų (ypač spalvotų) fotoarchyvus. Analoginės, trapios fotolaikmenos, esančios privačiose gyventojų kolekcijose, verčia jų savininkus rūpintis jų išlikimu.

Rašinių ciklas iš dalies finansuojamas iš Lietuvos kultūros tarybos administruojamų kultūros rėmimo fondo lėšų.
Lietuvos centrinio valstybės archyvo nuotrauka

UP Peržiūrėti visą numerį galite ČIA.